転職の面接辞退メールの書き方｜当日キャンセルの例文とお詫びのマナー

転職活動を進めていると、「他社から先に内定をもらった」「家庭の事情が変わった」「企業の方針が合わないとわかった」などの理由で、設定した面接をキャンセルしなければならない場面が生じることがあります。

「突然辞退するなんて失礼じゃないか」と思って連絡が遅れるほど、採用担当者に迷惑をかけてしまいます。決断したらなるべく早く、丁寧に連絡することが正解です。

この記事では、面接辞退の連絡方法・電話とメールの使い分け・例文・当日キャンセルの対処法まで解説します。

面接辞退を伝えるのは「電話」が基本

面接の辞退は、電話で直接伝えるのが最も丁寧な方法です。特に以下のような場合は電話が基本マナーです。

面接当日または前日に辞退する場合
最終面接のような重要なステップを辞退する場合
採用担当者と何度もやりとりがある場合

電話が基本な理由

採用担当者は複数の候補者の日程を管理しており、面接枠を空けてもらっています。「メールでいい」と思っていても、電話の方が先方の迷惑を最小限にできます。

メールで対応してもいい場合

電話をしたが繋がらなかった（その場合は電話＋メールの両方が理想）
面接3日以上前の辞退
企業側から「メールでの連絡でも可」と案内がある場合

エージェント経由の場合は、エージェント担当者に電話またはメールで伝え、エージェントから企業に連絡してもらうのが一般的な流れです。

面接辞退メールの基本例文

例文1：通常の面接辞退（前日まで）

件名：面接辞退のご連絡（山田太郎）

〇〇株式会社採用担当 △△様

お世話になっております。〇月〇日（〇）〇時より面接をご予定いただいておりました山田太郎と申します。

誠に恐れ入りますが、今回は選考を辞退させていただきたく、ご連絡をいたしました。

お忙しいなか、面接の機会をご用意いただきましたにもかかわらず、このようなご連絡となり、深くお詫び申し上げます。

なお、辞退の理由につきましては、他社への入社を決断したためでございます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

山田太郎 090-XXXX-XXXX

ポイント

件名に「氏名」を必ず入れる。担当者が誰かすぐわかるように
予定していた日時を明記することで、担当者が日程を確認しやすくなる
辞退理由は「他社への入社を決断した」で十分。詳細を書く必要はない

例文2：当日の面接辞退（急病・緊急事情）

当日の辞退は採用担当者に最も迷惑をかけます。まず電話を試み、繋がらない場合に限りメールを送りましょう。

件名：本日の面接辞退のご連絡（山田太郎）

〇〇株式会社採用担当 △△様

お世話になっております。本日〇時より面接をご予定いただいておりました山田太郎です。

ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。本日急病のため、面接にお伺いすることができない状況となってしまいました。

先ほどお電話でもご連絡を試みましたが、繋がらなかったためメールにてご連絡させていただいております。

急なご連絡となりましたこと、誠に申し訳ございません。ご迷惑をおかけしてしまい、大変恐縮でございます。

もし可能でしたら、改めて面接の機会をいただけますでしょうか。体調が回復次第、改めてご連絡いたします。

山田太郎 090-XXXX-XXXX

ポイント

冒頭で遅い連絡になったことへの謝罪を先に入れる
「電話も試みた」という一文で誠意が伝わる
「改めて面接の機会をいただけますでしょうか」と書いておけば、辞退ではなく日程変更として交渉できる余地が生まれる

例文3：選考を通じて辞退を決めた場合（志望度の変化）

面接を1〜2回受けた後、「やっぱりこの会社は合わない」と感じて辞退する場合も、丁寧に連絡しましょう。

件名：選考辞退のご連絡（山田太郎）

〇〇株式会社採用担当 △△様

お世話になっております。山田太郎と申します。

この度は複数回にわたり選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。慎重に検討した結果、誠に恐れ入りますが、今回の選考を辞退させていただきたく存じます。

貴社の〇〇についてお聞きし、理解が深まった一方で、自身のキャリアの方向性と合わないと判断いたしました。

多くのお時間をいただきましたにもかかわらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。

貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

山田太郎 090-XXXX-XXXX

ポイント

複数回の選考を経た場合は、それに対する感謝を必ず入れる
辞退理由は「キャリアの方向性」という抽象的な言い方でOK。「御社の〇〇が嫌いだから」などの具体的すぎる理由は書かない

例文4：エージェント経由の場合の辞退連絡（エージェント宛）

エージェント経由で応募していた場合は、企業に直接連絡するのではなく、エージェント担当者に連絡するのが基本です。

件名：〇〇株式会社の面接辞退について（山田太郎）

〇〇転職エージェント担当 △△様

お世話になっております。山田太郎です。

〇月〇日（〇）に〇〇株式会社の面接が予定されておりますが、誠に恐れ入りますが、辞退させていただきたく存じます。

他社から内定をいただき、入社を決断したためです。ご多忙のなか対応いただきましたにもかかわらず、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。

企業への辞退連絡は、貴社よりお伝えいただけますでしょうか。どうぞよろしくお願いいたします。

山田太郎 090-XXXX-XXXX

面接辞退の電話のかけ方

電話での辞退は、以下の流れが基本です。

電話の流れ

担当者に名乗る：「〇〇の件でご連絡した山田と申します」
用件を伝える：「〇月〇日の面接を辞退させていただきたくご連絡しました」
理由を一言添える：「他社へ入社することに決めました」
お詫びを伝える：「貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません」
締めのあいさつ：「貴社のご発展をお祈りしております」

電話をかける時間帯

昼休み（12〜13時）や就業開始直後（9〜10時）は忙しい時間帯のため、避けましょう。10〜12時または14〜17時が連絡しやすい時間帯です。

面接辞退でよくある疑問

Q：辞退理由を「合わないと感じたから」と正直に伝えていい？

A：正直に言う必要はありません。「他社への入社を決断した」「キャリアの方向性と合わないと判断した」という一般的な理由で十分です。ネガティブな評価を正直に述べても、互いにメリットがないケースがほとんどです。

Q：面接の2時間前に辞退の連絡をするのはさすがにマズい？

A：確かに迷惑がかかりますが、それでも「連絡なしで無断欠席」よりは大幅にマシです。遅くなったことへの謝罪を丁寧にしたうえで、速やかに連絡しましょう。

Q：選考辞退した企業に、また転職活動で応募できる？

A：一般的に辞退歴はデータとして残ることがあります。特に同じ担当者がいる場合は覚えていることもあるため、再応募する際は空白期間を置いた方が無難です。ただし、別のポジションや別の時期なら問題ないことがほとんどです。詳しくは「転職で一度落ちた会社に再応募したらバレる？」もご参照ください。

Q：辞退メールへの返信が来たら、返信すべき？

A：採用担当者が「承知しました」と返信してくれた場合は、「ありがとうございます」の一言を返しておくのがマナーです。長文は不要で、1〜2行でOKです。

まとめ：面接辞退の連絡は「早く・丁寧に」が鉄則

状況	推奨方法
3日以上前の辞退	電話 or メール
前日・当日の辞退	電話が基本。繋がらない場合はメール
エージェント経由	エージェントに連絡し、企業への連絡は任せる

転職活動では、複数社の選考が重なることも珍しくありません。他社の内定が出た、条件を再検討した、という理由で辞退することは珍しくなく、採用担当者もそれは理解しています。

大切なのは、決めたらすぐ、丁寧に連絡すること。先方の時間を大切にする姿勢が、業界内での信頼にもつながります。

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