面接日程調整メールの書き方と例文｜候補日の提示から変更・再調整まで

転職活動中、面接の日程調整メールは何度もやり取りが発生します。「候補日を提示してください」「こちらの都合が合わず変更をお願いしたい」など、状況に応じた書き方が必要です。

この記事では、面接日程調整メールの基本マナーと、状況別のテンプレートをまとめました。

面接日程調整メールの基本マナー

返信は当日中・遅くとも24時間以内に：返信が遅いと選考への熱意を疑われます
件名は変えずに返信する：件名を変更すると担当者がメールを見つけにくくなります
候補日は3〜5つ以上、余裕を持って提示する：候補が少なすぎると調整が難航します
誤字脱字を必ず確認する：日程確認メールは採用担当者の印象に直結します

①候補日を提示する返信メール

企業から「ご都合のよい日程をいくつかお知らせください」と連絡が来た場合の返信例。

件名：Re: 〇〇株式会社面接日程のご案内

〇〇株式会社採用ご担当者様

お世話になっております。〇〇（氏名）と申します。

このたびは面接のご案内をいただきまして、誠にありがとうございます。ぜひよろしくお願いいたします。

以下の日程でご都合はいかがでしょうか。

・〇月〇日（月）10:00〜17:00 ・〇月〇日（火）13:00〜18:00 ・〇月〇日（木）終日・〇月〇日（金）10:00〜15:00 ・〇月〇日（土）午前中

上記以外でご希望の日程がございましたら、調整いたしますのでお気軽にお申し付けください。

何卒よろしくお願いいたします。

〇〇（氏名）電話：000-0000-0000 メール：xxxxx@xxx.com

ポイント：

候補日は複数の曜日にまたがるよう提示する（月〜金が望ましい）
時間帯は「終日」や「〇〇時〜〇〇時」と幅を持たせる
「上記以外でも調整します」の一文で柔軟性を伝える

②候補日の中から日時を確定する返信メール

企業から「〇月〇日〇時はいかがでしょうか」と日時の提案が来た場合の返信例。

件名：Re: 〇〇株式会社面接日程のご案内

〇〇株式会社採用ご担当者様

お世話になっております。〇〇（氏名）と申します。

ご提案いただいた日程について、承知いたしました。

面接日時：〇月〇日（〇曜日）〇時〇〇分

以上で確定させていただきます。当日はどうぞよろしくお願いいたします。

なお、面接場所・持参物などご確認事項がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

〇〇（氏名）

③日程変更をお願いするメール（やむを得ない事情）

一度確定した面接の日程を変更しなければならなくなった場合は、できるだけ早くメールと電話の両方で連絡します。

件名：Re: 〇〇株式会社面接日程変更のご相談

〇〇株式会社採用ご担当者様

お世話になっております。〇〇（氏名）と申します。

このたびは、誠に恐れ入りますが、〇月〇日（〇曜日）〇時に予定しておりました面接について、やむを得ない事情が生じてしまい、日程の変更をお願いできますでしょうか。

多大なるご迷惑をおかけしますこと、深くお詫び申し上げます。

変更後の候補日として、以下をご提案させてください。

・〇月〇日（月）〇時〜〇時・〇月〇日（水）〇時〜〇時・〇月〇日（金）〇時〜〇時

ご調整いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。

〇〇（氏名）

ポイント：

「やむを得ない事情」の詳細は基本的に説明不要
謝罪の一文は必ず入れる
メールと合わせて電話でも連絡するのがマナー

④オンライン面接の日程確認メール

昨今はオンライン面接も一般的です。対面とは異なる確認事項が発生します。

件名：Re: 〇〇株式会社オンライン面接のご確認

〇〇株式会社採用ご担当者様

お世話になっております。〇〇（氏名）と申します。

面接のご調整をいただきまして、ありがとうございます。

〇月〇日（〇曜日）〇時〇分のオンライン面接、承知いたしました。

つきまして、以下について確認させていただいてもよろしいでしょうか。

・使用するツール（Zoom、Google Meet など）をお知らせください・ミーティングのURLまたはIDをお教えいただけますか

当日は時間通りに接続いたします。何卒よろしくお願いいたします。

〇〇（氏名）

⑤転職エージェント経由の場合

エージェント経由の場合は、企業への連絡はエージェント担当者経由で行うのが基本です。企業に直接連絡すると混乱を招く場合があります。

エージェントへの日程調整の連絡も同様に、メールは返信当日中に、候補日を複数提示する点を心がけましょう。

よくある質問

Q：候補日の時間帯に「終日」と書いていいか？ A：問題ありません。「終日可能です」は採用担当者にとって調整しやすい情報です。在職中の方は「〇〇時以降」など制約をあわせて伝えましょう。

Q：在職中で平日の昼間は難しい場合は？ A：「現在在職中のため、平日は19時以降または土曜日が希望です」と正直に伝えます。配慮してくれる企業も多いです。

Q：日程が確定したのに連絡が来ない場合は？ A：返信から3営業日以上連絡がない場合は、メールで軽く確認しましょう。「先日ご返信いたしました件、お届きでしょうか」という形で。

まとめ

面接日程調整メールは採用担当者に最初に見せる文章のひとつです。誤字・遅い返信・候補日が少なすぎるなどのミスを避け、誠実かつスムーズなやり取りを心がけましょう。

面接前後のメール全般については転職お礼メール、返信文例は転職メール返信も参考にしてください。

この記事の監修：株式会社ミカミ採用支援チーム

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