転職の内定返事メールの書き方｜承諾・辞退・保留の例文集

転職活動を経てようやく内定の連絡が届いたとき、次の行動はメールでの返事です。「すぐに返事しなければならないのか」「どんな文面にすればいいか」と悩む方も多いです。

内定返事のメールは、ビジネスマナーとして最低限の礼儀を守りつつ、自分の意思を明確に伝えることが重要です。この記事では、**承諾・辞退・保留（回答期限延長）**の3パターンの例文をすべて紹介します。

この記事では、以下のことがわかります。

内定返事メールの基本マナー
承諾メールの書き方と例文
辞退メールの書き方と例文
保留（回答期限延長）メールの書き方と例文
送るタイミングと件名の書き方

内定返事メールの基本マナー

返事は迅速に（24〜48時間以内が目安）

内定の通知を受け取ったら、**できるだけ早く（24〜48時間以内）**に返事を送ることが基本マナーです。すぐに承諾・辞退の決断ができない場合でも、「一度お礼の連絡 + 後日改めて回答する旨」を伝えるメールを送ることが望ましいです。

電話とメールのどちらを使うか

内定の通知が電話だった場合は、まず電話でお礼を伝えたうえで、後日メールで正式に意思表示をするのが丁寧な対応です。通知がメールだった場合は、メールで返信することが一般的です。

件名のルール

件名は受け取る側が内容をすぐに判断できる表現にします。

承諾の場合：「内定承諾のご連絡（〇〇氏名）」 辞退の場合：「内定辞退のご連絡（〇〇氏名）」 保留の場合：「内定のご返答に関するご相談（〇〇氏名）」

承諾メールの書き方と例文

書き方のポイント

内定承諾メールには、以下の内容を含めましょう。

内定への感謝の言葉
内定を承諾する旨の明確な表明
入社に向けての意欲・一言
今後の手続きへの協力姿勢

承諾メール例文

件名：内定承諾のご連絡（〇〇（氏名））

株式会社〇〇
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
先日は内定のご通知を賜り、誠にありがとうございました。

慎重に検討いたしました結果、謹んでご内定をお受けしたく、
ご連絡申し上げます。

入社後は、これまでの経験を活かしながら、
一日も早く御社に貢献できるよう精一杯努力してまいります。

今後の入社手続きについて、必要な書類やご準備等がございましたら、
どうぞご指示いただけますでしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

〇〇（氏名）
電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇@〇〇〇.com

辞退メールの書き方と例文

書き方のポイント

内定辞退メールは、できるだけ早く・丁寧に送ることが重要です。企業側は内定者の返事を待ちながら、他の候補者の管理や採用枠の調整を行っているため、遅れるほど迷惑がかかります。

辞退の理由は「他社に決めました」という事実を伝えるだけで十分です。詳細な説明は不要で、前の会社を批判するような内容は絶対に避けましょう。

辞退メール例文

件名：内定辞退のご連絡（〇〇（氏名））

株式会社〇〇
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
先日内定のご通知をいただきました〇〇と申します。

この度は内定をいただきまして、誠にありがとうございました。
大変ありがたいお話ではございましたが、
熟慮の末、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたく
ご連絡いたします。

貴重なお時間をいただき、丁寧にご対応いただきましたことに
深く感謝申し上げます。

このような結果となりまして、誠に申し訳ございません。
御社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

〇〇（氏名）
電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇@〇〇〇.com

電話での辞退を求められた場合

企業によっては「辞退の場合はご連絡を」と電話番号を案内されることがあります。その場合は電話で辞退を伝え、その後に確認のメールを送ることがより丁寧な対応です。

保留（回答期限延長）メールの書き方と例文

どんな場合に保留を依頼するか

複数の会社の選考が並行して進んでいる場合や、家族への相談が必要な場合など、内定承諾の回答に時間が必要なケースがあります。

回答期限の延長は1週間程度であれば認めてもらえることが多いです。期限を超過する前に必ず連絡することがマナーです。

保留メール例文（回答期限延長の依頼）

件名：内定のご返答に関するご相談（〇〇（氏名））

株式会社〇〇
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
先日内定のご通知をいただきました〇〇と申します。

内定のご通知、誠にありがとうございました。
御社でのお仕事に強い関心を持っており、入社に向けて前向きに
検討しております。

しかしながら、現在他社の選考が最終段階にあり、
総合的に判断するためにもう少しお時間をいただきたく、
ご相談のご連絡を差し上げました。

〇月〇日（〇曜日）まで回答期限を延長いただくことは
可能でしょうか。ご不便をおかけして誠に恐れ入りますが、
ご配慮いただけますと大変助かります。

ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

〇〇（氏名）
電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇@〇〇〇.com

保留を申し出る際の注意点

理由は正直に話して問題ない（「他社の選考が進んでいる」は理解されやすい理由）
延長依頼は1週間程度が目安。2週間以上の延長は認められにくい
延長期限になったら必ず連絡する（忘れると企業に失礼）

返事メールのよくある疑問

内定を口頭で断った後、改めてメールを送るべきか

電話や対面で辞退を伝えた場合でも、後日メールで「辞退のご連絡」を改めて送ることが丁寧な対応です。記録として残るため、双方にとっても明確な確認になります。

「お礼だけ」のメールを先に送ってもいい？

内定の承諾・辞退をすぐに決めかねる場合は、まず「内定のご通知ありがとうございます。慎重に検討したうえで、〇日以内にご回答いたします」という内容のメールを先に送ることは問題ありません。

ただし、回答期限を自分で設定した場合は必ずその日以内に返事をしましょう。

まとめ

転職の内定返事メールについて、重要なポイントをまとめます。

返事は24〜48時間以内が目安：決断できない場合もまずお礼と回答予定日の連絡を
件名は「内定承諾/辞退/保留のご連絡（氏名）」：受け取る側が内容をすぐ判断できるように
承諾メール：感謝・承諾の意思・入社への意欲・手続きへの協力姿勢を含める
辞退メール：感謝・辞退の意思を簡潔に。理由の詳細説明は不要、批判もNG
保留メール：前向きに検討中であることを示しつつ、延長期限を具体的に提示する
期限延長は1週間程度が目安：延長後は必ず期限内に連絡する
電話で通知された場合は、電話でお礼 + 後日メールで正式回答が丁寧な対応

内定返事のメールはシンプルですが、ビジネスマナーとしての誠実さが問われます。迅速・明確・丁寧なコミュニケーションが、今後の入社後の関係にも良い影響を与えます。

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