転職の内定辞退のマナー｜メール・電話の例文と注意点

「内定をもらったけど、別の会社にしようと思っている」「他の会社と比較した結果、辞退することにしたが、どう伝えればいい？」——転職活動中に内定辞退をする場面は、それほど珍しくありません。

しかし、内定辞退は相手企業への誠実な対応が求められる場面です。辞退の仕方を間違えると、相手に迷惑をかけるだけでなく、業界内での評判や信用に影響が出ることもあります。

この記事では、転職の内定辞退の正しい手順・伝え方・例文を詳しく解説します。

この記事でわかること：

内定辞退はいつまでにすべきか（タイミング）
電話で辞退するべきかメールで辞退するべきか
内定辞退の理由の伝え方
電話・メールの例文テンプレート
内定辞退の際にやってはいけないこと

内定辞退はいつまでにすべきか

できるだけ早く、内定受諾前が理想

内定辞退は早ければ早いほど相手企業への迷惑が少なくなります。理想は内定の連絡を受けてから数日以内、遅くとも内定受諾期限（多くは1〜2週間程度）の前です。

企業側は採用枠を確保してあなたを待っているため、連絡が遅れるほど他の応募者への対応が遅れます。決断したら速やかに連絡することが、相手への最低限のマナーです。

入社直前・当日の内定辞退は避けるべき

入社の直前になってから辞退を申し出ると、企業の採用活動をやり直す必要が生じ、他の採用候補者への影響も大きくなります。

また、雇用契約書に署名・捺印した後での辞退は、法律上の問題が生じる可能性もあります。そのため、「辞退を検討している」と気づいた時点で、できるだけ早く動くことが大切です。

電話とメール、どちらで辞退すべきか

内定辞退は基本的に電話で伝える

内定辞退の連絡は、基本的に電話で行うことがマナーとされています。文字だけのメールより、声でお詫びと感謝を伝えることで、相手への誠意が伝わりやすくなります。

企業の採用担当者は内定辞退を受け付ける立場として慣れていますので、「電話するのが怖い」と思わずに連絡しましょう。

メールのみでの辞退が許容されるケース

以下のような場合は、メールでの辞退も許容されます。

採用担当者が電話に出られない状況（留守電にも名前を名乗り辞退の旨を伝えた場合）
企業からメールでの連絡を指定されている場合
採用担当者への電話が繋がらず、やむを得ない場合

メールで辞退する場合も、丁寧な文面で感謝の気持ちを伝えることが重要です。

電話後にメールでお礼・確認を入れる

電話で辞退の連絡をした後、メールでもお礼とご連絡の報告を入れることで、より丁寧な印象を残せます。「先ほどお電話でお伝えしましたが……」という形で、電話内容を文字でも確認するイメージです。

内定辞退の理由の伝え方

正直に理由を伝える必要はない

内定辞退の理由を詳細に伝える義務はありません。「他社から内定をいただき、そちらを選ぶことにしました」「家族・個人的な事情により、このたびは辞退させていただくことになりました」など、簡潔に伝えれば十分です。

辞退理由で避けるべき言い方

以下のような言い方は、相手を不快にさせたり、争議になるリスクがあります。

「御社の条件が他社より劣っていたから」（比較・批判になる）
「社内の雰囲気が良くなさそうで……」（根拠のない評価）
「面接担当者の態度が気になって……」（個人批判）

辞退はあくまでも「自分の判断による選択」として伝えましょう。

電話での内定辞退の例文

以下は電話で辞退を伝えるときの流れの例です。

（電話がつながったら）

「お世話になっております。〇月〇日に内定のご連絡をいただきました〔氏名〕と申します。採用ご担当の〔担当者名〕様はいらっしゃいますでしょうか。」

（担当者が出たら）

「〇〇〇〇と申します。先日は内定のご連絡をいただきましてありがとうございました。本日は大変申し訳ないのですが、今回の内定を辞退させていただきたいと思い、ご連絡いたしました。

〔理由：「他社から内定をいただき、そちらに入社することを決断いたしました」/ 「個人的な事情により、転職の時期を再考することにいたしました」など〕

選考の機会をいただきながら、このようなご連絡となりましたこと、大変申し訳ございません。ご担当者様をはじめ、面接に関わってくださった皆さまには大変感謝しております。誠に勝手を申し上げますが、何卒よろしくお願いいたします。」

メールでの内定辞退の例文

以下はメールで辞退を伝える場合の例文です。

件名：内定辞退のご連絡（〔氏名〕）

〇〇株式会社採用ご担当〇〇様

お世話になっております。〇月〇日に内定のご連絡をいただきました〔氏名〕と申します。

この度は、内定のご通知を頂戴し、誠にありがとうございました。大変ありがたいご縁と感謝しておりましたが、熟慮の結果、誠に恐縮ながら今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。

〔理由：「他社に入社することを決断いたしました」/ 「家族・個人的な事情により、転職の時期を改めて検討することにいたしました」など〕

選考を進めていただきながら、このような形でご連絡することをお詫び申し上げます。選考にお時間をいただいた皆さまに、心より感謝申し上げます。

貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

〔氏名〕〔連絡先〕

内定辞退のNG行動

連絡なしの無断辞退（バックレ）は絶対NG

内定後に無断で連絡を絶つ行為は、社会人として最も避けるべき行動です。企業の採用担当者が何度も連絡を試みることになり、迷惑をかけるだけでなく、業界内での悪評につながる可能性もあります。

「言いにくい」「怒られそう」という気持ちはわかりますが、企業の採用担当者は内定辞退の連絡に慣れています。勇気を持って連絡しましょう。

引き延ばして連絡を遅らせる

「他社の結果を待ってから決めよう」と内定辞退の連絡を引き延ばすことも、企業側に迷惑をかけます。辞退すると決めたら、速やかに連絡することが誠意ある対応です。

しつこい引き留めに屈しない

辞退の連絡をしたとき、「なぜですか？」「条件を見直しますから」と引き留められることがあります。基本的には一度決めた意志を貫くことが大切です。引き留めに対して「考え直します」と言ってしまうと、辞退のタイミングがさらに遅れてしまいます。

転職の内定辞退に関するよくある疑問【FAQ】

内定後に署名・契約書にサインした後でも辞退できますか？

法律上は内定承諾書への署名後でも辞退は可能ですが、企業から損害賠償を請求されるケースは実際にはほとんどありません。しかし、相手企業への迷惑は大きいため、辞退するなら早ければ早いほど良いです。

内定辞退後に再応募はできますか？

辞退した企業への再応募は、企業によって判断が異なります。誠実に辞退した場合、再応募を受け付けてくれる企業もあります。ただし、辞退の理由や状況によっては難しいこともあります。

内定辞退を電話したが不在だった場合はどうする？

留守番電話に「内定辞退のご連絡で電話しました」と名前と用件を残し、その後メールで辞退の内容を伝えましょう。電話での辞退連絡が難しい場合は、メールでの対応が誠実な選択肢です。

まとめ

内定辞退はできるだけ早く、内定受諾期限前に行う
基本は電話で伝え、その後メールでも確認を入れるのがベスト
辞退理由は詳細に説明する必要はなく、「他社に決めました」「個人的な事情で」など簡潔でよい
相手の条件を批判したり、曖昧な引き延ばしをしないことが大切
無断辞退（バックレ）は絶対NG

内定辞退は転職活動の中でも特にデリケートな場面ですが、誠実で丁寧な対応をすることで、お互いにとって後味の良い関係を保てます。

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