転職の採用通知メールへの返信マナーと例文｜承諾・辞退・質問の書き方
採用通知のメールが届いたとき、「どう返信すればいいんだろう」と戸惑ったことはありませんか。内定承諾の喜びと緊張が重なる中、適切な返信マナーを守りながら丁寧なメールを書くのは意外と難しいものです。返信が遅すぎたり、文面が失礼に受け取られたりすると、採用後の人間関係にも影響しかねません。
特に転職の場合、在職中のため返信に時間がかかるケースも多く、「いつまでに返信すべきか」「承諾の意思はあるが条件を確認したい場合はどう伝えるか」「辞退する場合はどんな文面が誠実か」など、状況によって悩みは様々です。
この記事でわかること：
- 採用通知メールへの返信の基本マナー（返信期限・形式・注意点）
- 内定承諾の返信例文（そのままコピー可能）
- 内定辞退の返信例文（そのままコピー可能）
- 条件確認・質問がある場合の返信例文（そのままコピー可能）
- 返信が遅れた場合の対処法と状況別の返信期限
採用通知メールへの返信の基本マナー
返信は原則24時間以内、遅くとも3営業日以内
採用通知メールへの返信の基本は、できる限り早く行うことです。目安として、メールを確認してから24時間以内が理想です。在職中などですぐに確認できない場合でも、遅くとも3営業日以内には何らかの返信をするのがマナーです。
「承諾するかどうかまだ考え中」という場合でも、「ご連絡いただきありがとうございます。〇月〇日までに返答をお伝えしてもよいでしょうか」という形で、まず受信の確認と返答期限の打診を行うことが重要です。返信が全くないまま放置することは、採用担当者に不信感を与えるため避けましょう。
件名は変えずに「Re:」をつけたまま返信する
メールへの返信では、件名を変えずにそのまま「Re:〇〇〇（採用通知）」として返信するのが一般的なビジネスマナーです。件名を変えてしまうと、採用担当者がメールのスレッドを管理しにくくなったり、どの件に対する返信かわからなくなったりする場合があります。
独自に件名を変える必要がある場合（例：「内定承諾のご連絡」など）は、新規メールとして送るのではなく、返信のスレッドを維持しながら件名を調整するのが適切です。ただし基本は受け取ったメールに「Re:」をつけてそのまま返信する形が無難です。
宛名・本文・署名の形式を守る
転職活動中のビジネスメールには、以下の基本的な形式を守ることが重要です。
宛名の書き方
- 会社名・部署名・担当者名（敬称）を正確に記載する
- 例：「株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様」
本文の構成
- 宛名（会社名・担当者名）
- 冒頭の挨拶（「お世話になっております」など）
- 自分の名前（「〇〇と申します」）
- 用件の本文
- 締めの言葉
- 署名（氏名・電話番号・メールアドレス）
署名に含めるべき情報
- 氏名（フルネーム）
- 電話番号（連絡が取りやすい番号）
- メールアドレス
内定承諾の返信例文
基本の内定承諾例文（条件に特に問題がない場合）
以下は、条件確認などが不要で、すぐに承諾の意思を伝える場合の例文です。そのままコピーして使用できます。
件名：Re:〔採用通知〕〇〇株式会社（件名はそのまま）
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。 先日面接をしていただきました〇〇（氏名）と申します。
この度は採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 謹んで内定をお受けしたく、承諾のご連絡を申し上げます。
入社に向けて準備を進めてまいりますので、引き続きよろしくお願いいたします。 今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
〇〇（氏名） 電話：090-XXXX-XXXX メール：xxxxx@xxxx.com
内定承諾の連絡と同時に入社日を確認したい場合
件名：Re:〔採用通知〕〇〇株式会社
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。 〇〇（氏名）と申します。
この度は採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 ぜひ貴社の一員として働かせていただきたく、謹んで内定を承諾申し上げます。
つきましては、入社日について確認させていただけますでしょうか。 現職を退職する手続き上、〇月〇日以降の入社となる予定でございますが、 ご都合をお聞かせいただけますと幸いです。
何かご不明な点などございましたら、お気軽にご連絡ください。 どうぞよろしくお願い申し上げます。
〇〇（氏名） 電話：090-XXXX-XXXX メール：xxxxx@xxxx.com
返信が遅くなった場合のお詫びを添えた承諾例文
在職中のため確認が遅れた場合など、返信に3日以上かかった場合はお詫びを添えましょう。
件名：Re:〔採用通知〕〇〇株式会社
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。 〇〇（氏名）と申します。
この度は採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 返信が遅くなりましたことを、まずはお詫び申し上げます。
慎重に検討をいたしました結果、ぜひ貴社にてお世話になりたく、 謹んで内定を承諾申し上げます。
改めてのご縁に心より感謝しております。 入社日など今後の手続きにつきまして、ご案内いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願い申し上げます。
〇〇（氏名） 電話：090-XXXX-XXXX メール：xxxxx@xxxx.com
内定辞退の返信例文
基本の内定辞退例文
内定辞退のメールは、丁寧かつ早めに行うことが鉄則です。採用担当者への敬意と感謝を示しながら、簡潔かつ明確に意思を伝えましょう。理由は詳細に書きすぎず、「一身上の都合」「熟慮の結果」という表現でまとめるのが適切です。
件名：Re:〔採用通知〕〇〇株式会社
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。 〇〇（氏名）と申します。
この度は採用のご通知をいただき、誠にありがとうございます。 慎重に検討いたしましたが、誠に恐れ入りますが、今回は内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。
採用選考にお時間をいただきましたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを、深くお詫び申し上げます。
貴社のご発展をお祈り申し上げます。 何卒ご容赦いただきますようお願い申し上げます。
〇〇（氏名） 電話：090-XXXX-XXXX メール：xxxxx@xxxx.com
他社の内定を承諾する場合の辞退例文
他社への入社を決めた場合、その理由を伝えることで相手への説明責任を果たすことができます。ただし、他社を比較して優劣を語るような表現は避けましょう。
件名：Re:〔採用通知〕〇〇株式会社
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。 〇〇（氏名）と申します。
この度は内定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。 大変光栄に思い、真剣に検討いたしましたが、熟慮の結果、別の機会にお世話になることを決断いたしました。
採用のご通知をいただいたにもかかわらず、このような形でのご連絡となりましたことを、心よりお詫び申し上げます。
選考の過程でご丁寧に対応いただきましたこと、改めて御礼申し上げます。 貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます。
〇〇（氏名） 電話：090-XXXX-XXXX メール：xxxxx@xxxx.com
電話での辞退連絡が適切な場合
内定通知から1週間以上が経過している場合や、面接担当者と親しくやり取りしていた場合は、メールだけでなく電話での辞退連絡が誠実な対応とされることがあります。電話で辞退の意思を伝えた後、改めてメールでも確認を取ると丁寧です。
電話での辞退連絡後に送るメールの例：
件名：内定辞退のご連絡（〇〇）
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様
先ほどはお電話にてご対応いただきありがとうございました。 〇〇（氏名）でございます。
先ほどお伝えいたしました通り、誠に恐れ入りますが、今回の内定を辞退させていただくこととなりました。 改めて書面でもご連絡申し上げます。
貴重なお時間をいただきましたにもかかわらず、このような形となりましたことをお詫び申し上げます。 どうぞよろしくお願い申し上げます。
〇〇（氏名） 電話：090-XXXX-XXXX メール：xxxxx@xxxx.com
条件確認・質問がある場合の例文
給与・入社日について確認したい場合
内定は承諾したいが、条件面や入社日について確認してから正式な承諾の意思を伝えたい場合の例文です。
件名：Re:〔採用通知〕〇〇株式会社
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。 〇〇（氏名）と申します。
この度は採用のご通知をいただき、誠にありがとうございます。 内定に際し、いくつか確認させていただきたい点がございますので、ご教示いただけますと幸いです。
【確認事項】
給与について ご提示いただいた月給〇〇万円には、固定残業代が含まれているでしょうか。 また、賞与の支給実績についてもお教えいただければと思います。
入社日について 現在在職中のため、退職手続きに〇ヶ月程度を要する見込みです。 入社日は〇月〇日頃となる可能性がございますが、ご調整いただけますでしょうか。
以上の点をご確認いただいた上で、改めて正式なご返答を申し上げたいと思います。 お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
〇〇（氏名） 電話：090-XXXX-XXXX メール：xxxxx@xxxx.com
回答期限の延長をお願いする場合
複数社の選考が進んでいて、最終的な比較検討のために少し時間が必要な場合の例文です。
件名：Re:〔採用通知〕〇〇株式会社
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。 〇〇（氏名）と申します。
この度は採用のご通知をいただき、誠にありがとうございます。 貴社からのご連絡をいただき、大変光栄に存じます。
誠に恐れ入りますが、慎重に検討したいと考えており、ご返答までに少々お時間をいただくことは可能でしょうか。 〇月〇日（〇曜日）までにご返答申し上げることを予定しておりますが、ご都合はいかがでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、ご調整のほどよろしくお願い申し上げます。
〇〇（氏名） 電話：090-XXXX-XXXX メール：xxxxx@xxxx.com
返信期限と遅れた場合の対処法
状況別の返信期限の目安
採用通知への返信期限は、状況によって異なります。以下の表を参考に、適切な返信期限の目安を把握しておきましょう。
| 状況 | 推奨返信期限 | 備考 |
|---|---|---|
| すぐに承諾できる場合 | 24時間以内 | 早いほど好印象 |
| 条件確認が必要な場合 | 1〜2営業日以内に確認の連絡 | 承諾返答は確認後すみやかに |
| 他社との比較検討が必要な場合 | 最大1週間以内（延長希望は事前連絡） | 期限延長のお願いを先に送る |
| 辞退する場合 | できるだけ早く（3営業日以内） | 早めの連絡が誠実 |
| 在職中で返信が難しい場合 | 遅くとも3営業日以内 | 遅れる場合は一報を入れる |
一般的に、採用担当者が内定承諾の返答期限として設けている期間は1週間程度が多いです。求人によっては「〇日以内にご返答ください」と明示されている場合もあるため、そちらを優先してください。
返信が遅れてしまった場合の対処法
万が一、返信が3営業日以上遅れてしまった場合は、まずお詫びを伝えることが重要です。「忘れていた」という印象を与えないよう、返信が遅れた理由を簡潔に伝えましょう。
遅れた返信の例文（承諾の場合）
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。 〇〇（氏名）と申します。
この度は採用のご通知をいただき、誠にありがとうございます。 ご連絡への返信が遅くなりましたことを、心よりお詫び申し上げます。 （在職中のため、確認が遅れてしまいました。）
慎重に検討いたしました結果、ぜひ貴社でお世話になりたく、謹んで内定を承諾申し上げます。 お手数をおかけいたしますが、引き続きよろしくお願い申し上げます。
〇〇（氏名） 電話：090-XXXX-XXXX
採用担当者から期限が設けられている場合の注意点
採用通知メールに「〇月〇日までにご返答ください」と明記されている場合は、その期限を厳守することが原則です。期限内に返答が難しい場合は、期限前に延長のお願いをする連絡を入れましょう。期限を過ぎてから連絡するのは、採用側に迷惑をかけるだけでなく、社会人としてのマナーとしても問題があります。
FAQ
Q. 内定承諾メールを送った後で辞退することはできますか？
A. 内定承諾後でも法律上は辞退することが可能です。ただし、承諾後の辞退は採用担当者や企業に大きな迷惑をかけることになるため、できる限り早く連絡することが重要です。承諾後に辞退する場合は、メールだけでなく電話でも直接謝罪の連絡を入れることが誠実な対応です。
Q. 内定通知がメールではなく電話で来た場合、メールで返信してもいいですか？
A. 電話で内定通知を受けた場合、その場で承諾・辞退の意思を伝えるか、「後日改めてご連絡します」と伝えた上でメールを送るのが一般的です。電話で口頭の意思表示をした後に、確認としてメールを送る形が最も丁寧です。
Q. 返信メールに件名を追加してもいいですか？
A. 基本は受け取ったメールに「Re:」をつけてそのまま返信する形が望ましいですが、「Re:（内定承諾のご連絡）〇〇株式会社採用通知」のように補足情報を付け加える形であれば問題ありません。全く別の件名に変えてしまうのは避けましょう。
Q. 条件交渉はメールで行ってもいいですか？
A. 条件確認のレベルであればメールで行っても問題ありません。ただし、提示された年収を大幅に引き上げてほしいといった本格的な交渉は、電話か対面で行うのがより誠実な対応です。メールで行う場合も、丁寧かつ具体的な根拠を示した文面で送ることが重要です。
Q. 転職エージェント経由で内定が出た場合、企業に直接返信してもいいですか？
A. エージェント経由での転職の場合、承諾・辞退の意思はまずエージェントに伝えることが一般的です。企業への直接連絡はエージェントの仲介を飛ばすことになるため、まずエージェントに連絡し、企業への連絡はエージェントを通じて行うのが基本です。ただし、エージェントから「企業担当者に直接連絡してください」と指示があった場合はそれに従いましょう。
まとめ
- 採用通知メールへの返信は原則24時間以内、遅くとも3営業日以内が基本マナー
- 宛名・本文・署名の形式を守り、件名は「Re:」をつけてそのまま返信する
- 内定承諾の返信は「感謝→承諾の意思→今後の確認事項」の順で簡潔にまとめる
- 内定辞退は早めに行い、理由は「一身上の都合」「熟慮の結果」と簡潔に伝える
- 条件確認・返答期限延長の場合は、必ず期限前に一報を入れることが誠実な対応
- エージェント経由の場合は、まずエージェントに連絡するのが原則
転職の軸が定まったら、ミカミに相談してみませんか
「次こそ後悔しない転職をしたい」と考えているあなたへ。
株式会社ミカミでは、幅広い職種・業種の求人を多数取り扱っています。「どんな仕事が自分に合うかわからない」「まずは話を聞いてみたい」という段階でも大丈夫です。LINEからでも気軽にご相談いただけます。
一人で悩まず、まずはお気軽にご連絡ください。
この記事をシェアする
白川凌雅
新卒でリンクアンドモチベーションに入社し、中堅・ベンチャーの組織人事コンサルに従事。 その後、KPMGコンサルティング、他Big4にて上場企業の役員報酬策定や人材開発、PMOをリードし、年間最優秀プロジェクト賞を受賞。